コラム

またやってしまった。仕事でのミスを上司に報告できない人におくる対策





(また、やってしまった・・・。)

あなたは仕事上でのミスを上司に報告できなくて悩んだことはありませんか?

ミスなんて誰でもしてしまうとは言え、さすがにミスも重なるとドンドン報告がしづらくなっていくモノですよね。

僕も仕事でのミスを報告をしよう、しようと思っていたら・・・1週間が終わってたことも(笑)

ミスを報告しなかった罪悪感と、週明けに上司に報告をする恐怖を抱えながらの週末は、もう悪夢のような思いで過ごしていましたよ。

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そう、ミス報告しないことは会社や上司に迷惑をかけるだけでなく、自分の精神衛生上も非常にツラい選択なのです。

しかし、ミスの報告は非常にデリケートな問題なので、アプローチ方法を間違えてしまうとあなたの信頼を地に落とすだけではなく、今後の上司との関係性悪化するリスクも…!

是非、この記事を読んで脱!ミスを報告できないビジネスマンを目指していきましょう!

上司へのミス報告に一番必要なのは「勇気」

まず大前提として、僕たちが上司へのミスを報告するのに一番の邪魔者であり、一番必要なのは「勇気」です。

ミスを報告するのは、本当にタフさが求めれる行為ですよね。


  • 使えないヤツだと思われたくない。
  • また上司に迷惑をかけてしまう。
  • 怒られた後が気まずくてイヤだ。
  • 周りの先輩たちにも迷惑がかかる。
  • 同僚たちにバカにされるかもしれない。


これらの不安を乗り越えていく『勇気』が必要です。

はミスを上司に報告できない最大の原因は『勇気』が足りないことです。
一歩踏み出すための思考の切り替えこそ、あなたの悩みを解決するたった一つの方法なのです。

報告できないをなくす!5つの思考の切り替え

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■怖い、ツラいは一瞬で終わる。

上司へのミスを報告する恐怖心がMAXに登りつめるのは、「すいません、ミスをしてしまいました。」の一言を言う直前です。

逆に言えば、この一言を言ってしまえば、あとは流れに任せていくしかない。
この一言さえ言えれば、ココロの奥にあった”シコリ”が一気に消えていくはずですよ。

■上司にとってはミスなんて”想定の範囲”

上司はあなたの仕事を管理することが仕事です。
あなたの仕事の能力も知っているし、人間なんだからミスだってするのを知っています。

それに、あなたがするようなミスは過去に見たことがあるだろうし、ほとんどが想定内の範囲の出来事なわけです。(ミスを放置しすぎてコトが大きくなりすぎた場合を除く)

なので、ある程度どうしたらいいかの答えは持っているし、安心して報告をしてもいいんですよ。

■上司も若い頃はたくさん怒られてきたんだ。
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最初からみんなできるわけがないんです。

今、エラそうにしている上司だって、昔はたくさんミスをして、怒られてここまで来ているはず。

安心してください、みんな一緒です。

■報告しないことが一番の罪。

嬉しい話であれば、報告が遅れても問題ありません。

しかし、悪い話は早く報告しないと、会社や上司、さらにはお客さまに迷惑かけてしまい、取り返しのつかない事態になる危険性だってあるわけです。

■隠し事をすることほど、気持ち悪いことはない。

もし、あなたが今抱えているミスの報告を隠し通そうと思っているのであれば、それは辞めておきましょう。

隠し事をしながら仕事をすることほど、気持ち悪いことはありません。

いつバレるか分からないまま、ハラハラして仕事はしたくないですよね?

言ってしまったら、その苦しみから解放されるんですよ?


どんなに勇気がくじかれることがあっても、『ミスを報告しない』という選択肢は考えないことです。

僕もミスの隠蔽を何度もしたことがありますが、隠したいくらいの重大なミスは必ずバレます!!

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これはツラい現実かもしれないのですが、目を背けてはいけません。
あなたが隠したいと思うレベルのミスは、どこかのタイミングいずれバレるんです。

それなら、勇気を持って、できるだけ角の立たない報告をしていきましょうね↓↓

仕事のミスを上司に報告する5つのステップ

仕事でのミスをしてしまった場合は、5つのステップを踏んでいくことが大事です。


  1. 現状把握をする
  2. 応急処置をする
  3. なぜミスをしたのかを考える
  4. 恒久対策を考える
  5. 上司へ報告する


気づきましたか?
上司への報告をするのは、基本的には最後のステップとなります。

ミスをしてしまった事実に焦ってしまい、すぐに上司に謝るという選択肢がありますが、これでは・・・。

っす、すっ、すいません・・・!

◯◯の発注数量を、ケタ一つ間違えてしまいました…。


はぁ!!?

どういうことだ!!


すいません。

ウッカリしていて入力をミスってしまったようです。


いや、だからそうじゃなくてぇ・・・。

それでお前はどうしたんだよ!?


え、、、いや、

あの。その、、、

す、すっ、すいませんでした・・・!


・・・いやいや、そうじゃねぇだろ。


あなたが上司の立場だったら、どう思ったでしょうか?

少なくとも、こんな部下がきたら絶望モノですよね?

※はい、昔の僕です・・・笑

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僕ら部下は、上司の友達ではありません。
一人ひとりが仕事を任されている社員である以上は、ミスをした後の対応をスムーズにいかせる努力をする必要があります。

※あまりにもヤバいミスであれば、全てをすっ飛ばして報告というケースもあります。

1.現状把握をする

とにかく最初に必要なのが、現状(事実)確認です。

ここで大事になるのが、あくまでも客観的な事実を確認すること。
あなたはミスしたことに焦って、感情的な分析をしていませんか?

客観的な現状把握には5W3Hが非常に有効です。

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  • Who(誰が)
  • 僕が取引先のAさんと。

  • When(いつ)
  • 2日前(2017年8月4日)に。

  • Where(どこで)
  • 僕は会社の事務所で。

  • What(なにを)
  • ◯◯という商品の発注数量を間違えた。

  • Why(なぜ)
  • いつもよりも在庫が少ないと勘違いしていた。

  • How(どうやって)
  • 電話での口頭確認で。

  • How many(どれくらい)
  • 必要数量よりも10個多く。

  • How much(いくら)
  • 単価が10万円なので、100万円余分に予算を使う。

うむ、ここまで事実関係が分かれば、

今何が起こっているかがワシにも分かる。


へへへ、ありがとうざいます!


『へへへ』じゃないわ!!

まさか現状把握して終わりじゃないだろうな!?


も、も、もちろんですよ。

現状を確認した上で、応急処置をとっていきます・・・!


2.問題はどこに&応急処置をする

現状確認が終わったら、どこに問題があるかを考えてみましょう。

問題を見つけるときは、誰の問題かで考える分かりやすいです。

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  • 僕の問題
  • 必要のない商品を発注して、100万円のムダが生じている。

  • 取引先のAさんの問題
  • もし商品をキャンセルされたら、製造や会社に迷惑がかかる。

問題が分かってきたら、双方の損失が少なくなるよう、まずは応急処置ができないかを検討します。
ミスが起こったとしても、早めの応急処置で被害が少なくて済むケースはたくさんあります。

さきほど5W3Hで確認した事実から考えて、取引先のAさんにすぐ連絡をして発注をキャンセルできないかを確認するのが最優先でしょう。

そうだ。

まだAさんは社内の手続きをしていない可能性がある。


この確認が遅くなればAさん的には。

『もう商品作っちゃいましたよ!!』

と激おこプンプン丸だ。


まあ、確認するだけならタダだし。

まずは確認することが最優先ですね!


問題がなければ、キャンセルすればいいだけの話で・・・


バカヤロウっ!!!

取引先に迷惑をかけているんだぞ!


はい・・・。すいませーん。


このように『あと少しタイミングが遅れてしまったら話は違った…』ということはあるものです。

なので、応急処置はスピード感やその場の判断力が求められます。

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もし、現状分析をした上で、応急処置方法が自分の力で思いつかない場合は上司又は、親しい先輩などに意見を仰いでもいいでしょう。

このフェーズで解決する問題もあるはずです。

解決しない場合は諦めて次に進みましょう↓↓

さあ、応急処置も終わった!

ミスを報告するぞー!!


すいません!

ミスをしてしまいました!


コレコレのアレアレが・・・

※■◯※△□Q◯


そうか、んで?


え??


だから、、、んで?

どうすんの、これから??


・・・すっす、すいませんでしたー!!


帰れ、お前。


実は応急処置がうまくいっても、それで終わりではありません。

スをすること自体に罪はありません。
しかし、再び同じミスを繰り返さないためにも、原因と再発防止策を練る必要があるのです。

3.なぜミスをしたのかを考える

ではなぜミスをしたのかを考えていきましょう。
これも5W3Hで分析した結果から割り出すことができます。

  • Who(誰が)
  • 僕が取引先のAさんと。

  • When(いつ)
  • 2日前(2017年8月4日)に。

  • Where(どこで)
  • 僕は会社の事務所で。

  • What(なにを)
  • ◯◯という商品の発注数量を間違えた。

  • Why(なぜ)
  • いつもよりも在庫が少ないと勘違いしていた。

  • How(どうやって)
  • 電話での口頭確認で。

  • How many(どれくらい)
  • 必要数量よりも10個多く。

  • How much(いくら)
  • 単価が10万円なので、100万円余分に予算を使う。

今回のケースに限ってですが、浮かび上がってきたのは。


・Why→いつもより在庫が少ないと勘違いしていた。


というポイントですね。

しかし、これだけの情報では根本的な原因が見えてきていないのです。

え、、もういいじゃん。

「僕が勘違いしてた」

これでこの話はオシマイにしましょうよ!


いいか。

ヒューマンエラーは人のせいにしないのが基本原則だ。


「なぜ、そのミスが起きたのか?」を深掘りしていく。

『なぜなぜ分析』をしていかないと、

根本的に解決にはならないんだよ。


なぜなぜ分析・・・だって!?

(ちょっとかわいいじゃん・・・!)


本当の原因を突き止めろ!なぜなぜ分析とは?

『ついウッカリ』『勘違いをしていて』とミスの原因を、ここに収束させる傾向はどの会社でもあることです。

しかし、『勘違い』そのものをミスの原因にしてはいけないのです。

問題となるのは、『なぜ勘違いをしてしまったのか?』までを、なぜなぜ分析で掘り下げていかないといけないのです。

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じゃあ始めよう。

なぜお前は在庫の数を勘違いしてしまったんだ?


え、、いや。

だから、勘違いに理由なんて・・・。


バッカモーーーーン!!!!


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どうしても、思いつかなかったら。

4つの要因で考えてみろ!!


4つの要因・・・。


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【参考URL】4つの要因と災害の発生

4つの要因は工業現場における労働災害の要因分析に使われる手法です。
災害発生の要因を細分化して考えることで、問題の深層部までを掘り下げることができます。

なるほど・・・!

勘違いを起こしやすい環境だったり、

自分の健康状態まで掘り下げていくのか!


そうだ。

もっと掘り下げていけば、

原因の深層部にたどり着くことだってある。


ミスが起きるのは仕方ないが、

その根本となる原因をなぜなぜ分析で、

突き止めていかないといけないんだぞ。


なるほど。

安易に人のせいにしてはいけないんですね。


じゃあ、今回のミスも僕のせいじゃないっすね!


バッカモーン!!!!


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よくミスでありがちなウッカリであったり、勘違いもなぜなぜ分析をしていけば、原因にいきつくことがあります。

もちろん、ミスの大小によってはここまで分析をしなくてもスルーされる場合がほとんどです。

しかし、あなたが日常の業務をしている中で『ちょっとミス多い方だな』っと思うのであれば、一度自分でなぜなぜ分析をしてみることをオススメします。

先輩や上司との普段のコミュニケーションが不足していたり、夜スマホをだらだら見ていて夜更かしをして寝不足など新しい要因が見つかるのではないでしょうか?

4.再発防止策を考える

さて、なぜなぜ分析でミスの原因も分かってきたら、あとは同じミスを繰り返さないための再発防止策を練るだけです。

はっきり言って、なぜなぜ分析が終わっている時点でもう90%は完了しています。

原因にもとづいて、あなたが考えた再発防止策を考えましょう。
再発防止策があなただけで完結することであれば、そこまで大きな話にはなりません。

寝不足で注意力が低下していたのだと思います。

今日から8時間は睡眠時間をとれるよう努力します。


在庫を確認するときは、指差し呼称を徹底します。


まあ、これくらいで済むなら良いのですが、再発防止に人件費などのコストがかかりそうな場合は注意が必要です。

その再発防止にかかるコストに見合うだけのメリットを提示しなければ、採用は難しいですし、『こいつ何言ってんだ。』って雰囲気になってしまいます(笑)

倉庫が狭くて、

在庫が確認しづらかったんだよな~。


倉庫をすべてリニューアルしましょう!!

よし、全部改装だ!予算はザッと3,000万円くらいですよー!

これは、いい案だ!!


・・・お前、もうクビでいい?


ここまで準備ができてくれば、もう上司への報告も怖くありません。

今回のケースで、上司へ報告する一例をご覧ください。

5.上司へ報告する

課長、すいません。

ミスをしてしまいました。


まず、ウダウダ言い訳をする前にミスしたという事実を伝えるとグッドです。

なんだ、どうしたんだ。


実は、取引先への発注数を多めに注文してしまい、

約100万円ほど余分に予算を使ってしまいました。


言い出しにくい”事実”をハッキリ言ったほうが後での評価も上がります。

なに!?

それでお前はどうしたんだ!?


さきほど急いで取引先のAさんに連絡しました。

今から発注を取り消すことはできないか?

っと。


Aさんとのやり取りから、時間を空けすぎないこと!

しかし、製造のラインは動き出していて、

今からキャンセルは勘弁してくれとのことでした。


それで?


いきなり予算を100万円捻出するのは、

我が社としても厳しいという意図を伝えて、

来月に商品を届けることはできないか?とも伝えました。


うーむ。

それまでは取引先の工場に置いておいてもらう形か。

取引先の返答は?


何とかしてくれるそうです。

ただ、僕も課長の意見を聞いてからと思い、

こちらの返答を待ってもらっています。


ミスをしたことを自分だけで完結しすぎるのも危険です。方向性を上司とワンクッションはさむことで、後戻りできない状況を防ぐことができます。

うーむ。

まあ、そうするしかないだろうな。


ありがとうございます。

明日、先方には謝罪に行ってきますので。


ふむ。

まあ、さすがにワシも行かないわけにはいかんな。


んで、なんでこんなことになったんだ?


発注数を勘違いしていたのは、

僕が商品棚の整理整頓を怠っていたからです。


いつもと違う場所に商品を置いてしまい、

在庫の数を勘違いしていました。


なんで、整理整頓を徹底しなかったんだ?

しっかり教育もしてあるはずだろ?


すいません。

焦って仕事していた部分は否めないです。


一動作一確認が基本だぞ。


はい。


もう一度、部内に情報をシェアして、

整理整頓の教育をする必要があるな。


もういい。

分かったから、その汚いデスクを一回片付けろ。


はい。

ありがとうございます。


とまあ、これだけの準備をしておけばスムーズに対処ができるモノです。

しかし、取引先への対応は自分で判断でやりすぎると、それも問題になります。
あくまでも自分の権利を逸脱しないように、対処をしていかなければなりません。

とにかくヤバい!っと思ったら即相談を!

さて、ここまでは上司は部下にこれくらいは自主的にやってほしい対処方法をご紹介しました。

しかし、これだけのことを考えるのは、入社2~4年目でも厳しいのではないでしょうか?

下手したら自分で「なぜなぜ分析」とか応急処置方法などを考えているだけで時間が過ぎてしまい、対応が遅くなり、報告もしづらくなっていくのが目に見えています。

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報告せずにあたためておくと最悪です。
取り返しのつかないコトになり、たくさんの人に迷惑をかけ、あなたの信頼は下がってしまうでしょう。

とにかくヤバイっと思ったら、上司や相談しやすい先輩に話をしてみることです。

自分で考えることも大事ですが、“今のあなた”にはできないことはたくさんあるはずです。

スなんて誰でもするんだから、若手の間は堂々とミスしたことを公表しましょう。
あなたには相談するという選択肢もあるんです。

それが将来的な成長に絶対につながっていきますので。

会社に縛られない生き方だってある。

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すいません、ひとつ謝らないといけないことがあります。
実は僕自身、ミスも多く、今まで何度も修羅場をくぐり抜けてきました。

しかし、そんな毎日に嫌気がさして会社員生活をドロップアウトした身の人間です。


『なんで、お前はいつもそんなミスばかっり・・・!』

『こないだ自分で言ってた再発防止すらできないよね?』

『ほんとうに、使えねぇな。』


忙しすぎる毎日に一つひとつの仕事のクオリティは下がり続け、上司への報告をするのが怖く怖くて夜も眠れない日々が続きました。

そんな僕が今は、会社に縛られることなく、平日の昼間はカフェでコーヒーを飲みながらシゴトをして、ぐっすりと目をつぶって眠れる生活を手に入れました。

もちろん根性なしと言われればそこまでですが、プレッシャーのない生活を手に入れることができて、「会社は辞めてよかったな。」としみじみ思います。

今までと少しだけ違う選択をするだけで、変わる人生がある。

ボクは自分で独立をすることを決めて、行動をしてきたことで今の開放的な人生を送っています。

一生懸命さはあるけど、上司や取引先との人間関係に悩んでいる人であれば、会社員としての道以外の選択肢を持ってもいいのではないかなっと思います。

それでは最後までご覧いただき、ありがとうございました!

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